Pivotal Tracker: organización 100%

¡Hola de nuevo emprendedores!

He tardado mucho en volver por aquí, pero al menos os traigo una herramienta que creo que merece la pena y que, tras unos días probándola, me está gustando bastante. Se trata de Pivotal Tracker, una herramienta en la nube de gestión de contenidos, que es gratuita, ilimitada y nos permite, además, guardar un histórico de nuestro trabajo.

No tengo duda de qué es lo que más me gusta de Pivotal Tracker: la claridad y organización. Es una aplicación intuitiva 100% y es facilísimo pillarle el uso, porque en un sólo vistazo encuentras todo lo que necesitas, tanto si tienes un perfil autorizado para hacer gestiones en la página, como si sólo puedes entrar como invitado. La organización del trabajo que utiliza, a mí particularmente, me recuerda a las columnas de Hootsuite de las que os hable en un post antiguo, con las que podíamos organizar y estructurar la actividad en nuestras redes sociales. En este caso también podemos dividir en columnas las tareas de cada proyecto, pero organizándolas conjuntamente. En la misma pantalla podremos ver todas las divisiones que hayamos elegido y así en un solo vistazo ver el proceso que sigue cada proyecto y las tareas pendientes, tanto nuestras como de nuestros compañeros.

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En definitiva, sólo debemos crear un proyecto y añadirle a éste las columnas que creamos convenientes para organizar las tareas en ellas (dentro de estos trabajos podremos colgar documentos y escribir comentarios). En concreto, hay 4 historias disponibles:

  • Icebox: Aquí se van organizando todas las historias (tareas) que vamos creando, antes de planificar su realización. Es conveniente apuntar todo lo que hay que hacer a corto y a largo plazo, porque servirá como una especie de agenda para que no se nos pase ni un detalle. La historia debe ser creada por un woner (autorizado para añadir y quitar miembros, así como cambiar la configuración del proyecto) o un member (autorizado para editar contenido), pero nunca por un viewer (sólo pueden visualizar historias). El creador debe, además, otorgar la tarea a algún miembro.
  • Current: Aquí moveremos las historias que tenemos planificadas para un periodo de tiempo inmediato, es decir, que deben resolverse a corto plazo y se están ejecutando o deben empezar a ejecutarse.
  • Backlog: Son las historias de usuario que tenemos planificadas para un futuro más lejano.
  • Epics: En esta columna se añaden las etiquetas. A cada historia podemos añadirle una o varias etiquetas según su tipo y así identificar trabajos en lote más fácilmente. Por ejemplo, podemos crear la etiqueta “Redes sociales”, y cuando pinchemos sobre ella nos aparecerán todas las historias que hemos relacionado con este tema. Así, también podemos organizar el trabajo por categorías.
  • Done: Aquí se incluirán las historias terminadas.

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Las historias creadas pueden ser de 4 tipos:

  • Feature: Son las que representan requisitos de usuario y que se estiman.
  • Bugs: Son las que se refieren a las cosas que hemos hecho mal y hay que arreglar.
  • Chore: Representan tareas que tenemos que hacer pero que no aportan valor significativo al negocio.
  • Release: Marcan hitos en el tiempo y se tienen en cuenta para la planificación y cálculo de velocidad.

Una vez que el miembro del equipo acepta una historia, debe otorgarle un grado de dificultad (de 0 a 4) para que el resto del equipo se haga a la idea de cuánto tiempo le llevará realizarla. En principio la longitud es de una semana, pero esto lo podemos cambiar en las configuraciones del proyecto, hasta un máximo de 4. Durante la realización del trabajo se mostrará el punto del proceso en el que se encuentra la historia:

  • Not Yet Started: Cuando todavía no se ha empezado a trabajar sobre esta historia.
  • Started: Cuando estamos trabajando en la actualidad. Si desde la columna Backlog o Icebox se da al botón “Start” de una historia, ésta pasará automáticamente a la pila de “Current”.
  • Finished: Cuando hemos terminado de resolver la historia.
  • Delivered: Cuando ya está entregada, aceptada y se puede entregar al cliente.
  • Accepted: Cuando el cliente acepta la historia como buena.
  • Rejected: Cuando el cliente no acepta la historia como terminada. En este caso, nos aparecerá un botón de “Restart” que si lo pulsamos es como si volviéramos al estado “Started” indicado más arriba.

Al mismo tiempo que una herramienta de gestión de proyectos, yo le veo un punto de Intranet corporativa. Por supuesto que no tiene muchas de las opciones que por ejemplo tiene Zyncro, pero también sirve para consultar el trabajo colgado por otros miembros del negocio y en definitiva para comunicarse de algún modo entre los empleados. Dependiendo el tamaño de la empresa esto puede ser más que suficiente.

MeetingBurner: tus reuniones en línea sin cortes

¡Hola emprendedores!

Hoy os traigo una herramienta en la nube que acabo de descubrir y que sirve para realizar reuniones y seminarios online. Algo importantísimo desde que el teletrabajo y las oficinas remotas han empezado a despuntar en las empresas a nivel mundial. Se trata de MeetingBurner, aplicación de reunión basada en web, rápida y fácil.

Os preguntaréis qué tiene esta herramienta de diferente frente a otras de este tipo, incluso frente al conocidísimo y utilizadísimo Skype. Pues bien, la diferencia que veo (además de que el sonido es mucho más claro, aunque también más retardado) es que ésta sólo sirve para un fin, y dentro de ese fin está altamente especializada y enfocada únicamente al mundo profesional.

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Para empezar, ¿qué mejor que empezar por el principio? Crear una reunión es más que sencillo, sólo debes poner unos pocos datos y preferencias y al momento habrás programado una, bien para ese mismo momento o para cualquier otra fecha. A continuación, enviarás la invitación a la misma(a un máximo de 1.000 personas) a través de email o compartiéndola en las redes sociales. Para participar en ella el registro es opcional y ese dato lo decide el creador. También está la opción de agregar el seminario a diferentes calendarios. Además, me parece muy interesante el hecho de que se pueden tener varios perfiles desde una misma cuenta, de tal manera que las reuniones pueden ser creadas por diversos miembros de una empresa o diferentes departamentos.

Llega el día, conectamos nuestros ordenadores y empezamos la reunión. Las posibilidades para desarrollarla son múltiples y dependerá, sobre todo, del tipo de exposición y del número de participantes. Puedes dejar que estos interactúen por medio de la palabra o que sólo escuchen al interlocutor, pudiendo sin embargo usar el chat para hacer preguntas. Este orador podrá también decidir si dejar los altavoces abiertos o silenciar el programa durante el rato que presenta la exposición para no desconcentrarse. A la vez, los asistentes pueden votar hot o cold, dependiendo del grado de interés que creen que despierta la reunión en cada momento, así que el expositor sabrá si está sabiendo resultar interesante.

Con todo lo que he comentado, parece que la herramienta sólo es de audición y no es así. Podemos, como ya he mencionado, utilizar el chat, activar el vídeo y compartir pantalla. Todas estas opciones hacen de MeetingBurner una buenísima opción para grabar esas reuniones y después difundirlas o directamente grabar seminarios para poner a disposición de, por ejemplo, los empleados a modo de tutorial.

Poco más os puedo decir de esta aplicación porque es sencilla como la que más, eso sí, cumple estupendamente su función, aunque también mencionaros que tiene integrado Paypal para que pueda generar ingresos. Me despido resaltando lo que más me gusta de ella: la claridad en la llegada del sonido.

¡Hasta pronto!

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Pinceladas en torno a la gestión de proyectos

¡Hola a todos!

He estado aprendiendo sobre el tema de gestión de proyectos y me gustaría compartir con vosotros algunos términos y anotaciones muy sencillas, pero no por eso menos útiles. Para comenzar, hay que tener claro su significado. Se la conoce también como gerencia o administración de proyectos y se trata de una disciplina que guía e integra los procesos de planificar, captar, dinamizar, organizar talentos y administrar recursos, con el fin de culminar todo el trabajo requerido para desarrollar un proyecto y cumplir con el alcance, dentro de límites de tiempo y costo definidos.

Tendemos a relacionar este concepto con la innovación tecnológica, pero hay que mirar más allá porque esta gestión abarca muchos y diferentes sectores. De alguna manera podemos decir que la NASA es el padrino de los proyectos, porque su lanzamiento de un hombre al espacio puede considerarse uno de los primeros de la historia. Algo que debemos tener claro para entender lo que conlleva esta gestión es que para que un proyecto concluya se requiere obtener un resultado diferente a la situación actual, se debe producir un cambio. Eso es algo que diferencia al departamento encargado de la gestión de un proyecto de un departamento de generación de contenidos.

Podemos elegir dos formas muy diferentes de gestionar un proyecto:

  • En cascada: Es un modelo de proyecto que desde sus inicios tiene claro cómo va a acabar. En él están previstas unas fases, dependientes unas de otras. Es decir, la segunda dependerá de la primera, a su vez la tercera depende de la segunda, y así sucesivamente hasta el final. Se trata de una gestión fija, con las cosas muy claras, aunque en mi opinión más que claridad es un modelo “corto de miras”.

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  • Basado en metodologías ágiles: Es un modelo que tiene claro como empieza, pero nunca como acaba. Con cierta periodicidad se va revisando qué tal va el trabajo y las oportunidades que van surgiendo en torno a él. Entonces se replantea el proyecto y el punto al que se quiere llegar para conseguir los mejores resultados, pudiendo cambiar incluso por completo su rumbo. Se trata de un modelo mucho menos rígido, perfecto para proyectos de desarrollo y que cuentan con un largo plazo. En mi opinión, con este modelo los resultados serán mejores porque permiten identificar las verdaderas oportunidades.

Dentro de la gestión de proyectos hay que tener en cuenta la gestión del riesgo, un factor muy importante. Es el conjunto de todas las cosas que surgen en torno a un proyecto y obligan a desviar éste de su rumbo. Los riesgos pueden ser de distintos tipos, unos ante los que no se puede tener capacidad de respuesta, otros ante los que se puede responder fácilmente y otros que se pueden enfrentar, pero solo parcialmente.

Quiero destacar los riesgos de factor humano porque son los que más me llaman la atención, la personas. Es importantísimo tener claro el rol que tiene cada miembro del equipo y poner en común el trabajo de todos con reuniones periódicas. El jefe de proyecto está obligado a controlar estas reuniones y motivar a sus subordinados, pero además deberá mantener informado al cliente de cómo va el proceso, para ganarse su confianza a través de la transparencia de la gestión.

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Aunque podría continuar hasta escribir un libro a cerca de este tema, creo que he destacado varios de los conceptos más importantes que he ido aprendiendo. A pesar de que todos creemos saber lo que es un proyecto, conocerlo a fondo y saber todo lo que lo rodea no es tan sencillo, así que espero volver por aquí para hablaros de mi aprendizaje sobre herramientas de gestión de proyectos, que seguro no tardo es descubrir. ¡Hasta pronto!

Para todo: Zyncro

¡Hola emprendedores!

Por fin vuelvo para hablaros de otra herramienta en la nube que pone al alcance de cualquier compañía la posibilidad de tener una intranet corporativa, es decir, una red perteneciente a una empresa o corporación que, entre otras muchas cosas, sirve para evaluar los procesos productivos, la calidad, los costes, la eficacia y hasta a los propios empleados. Lo realmente importante es que no analiza palabras, sino el significado de éstas en el contexto, los conceptos. Por ello, la herramienta elegida ha sido Zyncro, una intranet en la nube de origen catalán, ya que a la hora de analizar en profundidad el significado de todo lo que se dice y hace en la intranet el idioma es muy importante, y contar con una herramienta en español mejora la calidad del servicio. De hecho, ya son varias las empresas de la península que han confiado en Zyncro, incluso algunas de gran envergadura han visto en esta herramienta tanta calidad que han decidido utilizarla, en lugar de crear su propia intranet.

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IMPRESIONES Y CARACTERÍSTICAS

Visualmente es una herramienta muy simple y poco atractiva, no llama nada la atención, pero al mismo tiempo es fácil de utilizar, su uso es muy similar al de una red social, de hecho se le conoce como la red social corporativa. Podemos decir también que es una plataforma de trabajo colaborativa, porque pone a los miembros de una organización en contacto y comunicación constante.

En un simple vistazo se pueden ver los apartados principales de esta Intranet:

– Perfil: Puede vincularse directamente con Linkedin y los datos que tengas en la cuenta de la red profesional aparecerán directamente en tu cuenta de Zyncro.

– Personas: Con las que te relacionas, por un lado los contactos de tu organización y por otros los clientes y proveedores. Esto último me parece uno de los pluses que más valor le da a la herramienta, ya que el cliente se mantiene activo en el proceso de preparación del servicio que está comprando, pudiendo acceder a los documentos que sobre él se van colgando en la herramienta.

– Tareas: Para mí, este apartado está un poco escaso e incompleto. Se basa es unas tareas-objetivo, es decir en crear trabajo a gran nivel, complicado y costoso. Sin embargo, se olvida de las pequeñas tareas diarias que también son muy necesarias en el desempeño de una empresa. Para paliar este inconveniente, Zyncro da la opción de integrar el calendario de Google, con el que también puedes planificar los trabajos o reuniones.

– Departamentos: Uno de los puntos más fuertes de una intranet, romper las barreras entre departamentos para optimizar el trabajo.

– Archivos y grupos: Para compartir información y proyectos, no solo de carácter laboral, sino también intereses en común.

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LA VENTAJA ESTRELLA en mi opinión y sin lugar a dudas es que Zyncro está pensado para que el trabajador no tenga que salir de la herramienta para hacer absolutamente nada y la mantenga conectada durante toda su jornada laboral. Por este motivo, permite vincular la intranet con una increíble lista de aplicaciones, como Survey Monkey, Twitter, Facebook, Evernote, Google Analytics, Join.me, Video Player y muchas más. En resumen, que sin salir de la plataforma podremos hacer prácticamente todo lo necesario: chatear, ver vídeos, realizar videoconferencias, conseguir estadísticas, navegar por Internet, mandar un email a otros empleados o a agentes externos…

Después de ver todas las aplicaciones que Zyncro tenía disponibles pensé que no podía sorprenderme más, pero me equivoqué, ya que después descubrí que la herramienta te da la oportunidad de vincular otras que aún no tengas predeterminadas, sin que prácticamente ninguna se le resista.

No tengo mucho más que comentar porque creo que, aunque muy resumido, os he explicado todo lo más importante, el resto descubridlo por vosotros mismos. ¡Por cierto! Solo por curiosidad, antes de terminar os cuento también que esta intranet corporativa utiliza elementos de gamificación (ese concepto que os expliqué en el último artículo) y sobre todo lo hace dándote puntos y reconocimiento por tu dominio de la aplicación.

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La gamificación, una gran idea

¡Hola a todos una semana más!

Hoy no vengo a hablaros de mi descubrimiento de una herramienta concreta, sino de un concepto online que está muy de moda y algunos de sus ejemplos. Estoy hablando de la gamificación, el uso de la mecánica de jugabilidad en el ámbito de aplicaciones informáticas, con el fin de que las personas adopten cierto comportamiento, aprovechándose de la predisposición psicológica de los seres humanos para participar en juegos. Explicado de una forma más clara: las empresas utilizan en su contenido en la red herramientas para hacerlo más atractivo, como encuestas, compras, compartir vídeos o leer artículos. A cambio ofrecen algo al usuario (premios, dinero, reconocimiento…), y ellos consiguen crear con él una comunicación que haga que se conozcan mejor, que se sigan y que la empresa consiga datos útiles de cara a analizar a su target.

Generalmente, este concepto ha estado destinado a dos públicos muy diferentes. Por un lado, los clientes de una empresa, y por otro los propios empleados de la misma, ambos usuarios de estas webs. Los primeros suelen buscar premios y los segundos un reconocimiento empresarial.

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Aunque la gamificación conocida como tal es relativamente nueva, ya se han hecho algunos estudios al respecto. Uno de los más importantes fue el denominado Removing Gamification from an Enterprise SNS, de IBM, del cual se dedujo que eliminando las mecánicas de juego de una red social corporativa el uso de la misma disminuyó cerca de un 50%. Esto demuestra el fuerte impacto que la idea ha tenido en las estrategias utilizadas por las empresas en Internet.

Si algo me ha quedado claro de este nuevo concepto que he aprendido es que no se entiende bien hasta que no lo conoces por ti mismo. Por ese motivo, no voy a andarme con rodeos y os voy a exponer algunos ejemplos de webs que utilizan la gamificación con objetivos diferentes. Eso sí, os invito a conocerlas mejor por vosotros mismos para que la idea os quede más clara, y además no me voy a extender demasiado porque algunas de las herramientas que voy a describir os las mostraré más en profundidad, en las próximas semanas.

BADGEVILLE, RECONOCIMIENTO COMO RECOMPENSA

Esta herramienta es una de las líderes en el sector, por lo que no podía faltar. Aunque es una de las más completas, muchos son los que la destinan a “gamificar” a los empleados, ya que las empresas que más atención prestan a estos suelen ser las más grandes, y Badgeville nace fundamentalmente para arropar a quienes puedan dedicar más de 100.000 euros a su marketing online y que tengan un volumen de información muy elevado.

Se trata de premiar a los usuarios a medida que visitan webs que tienen integrado el sistema. No sólo valdrá con la visita, irán consiguiendo mayores objetivos a medida que sigan más pasos, como recomendar las webs a través de redes sociales, comentar en sus artículos, hablar de la página en su blog personal, etc. De esta manera, el usuario pasa a ser realmente activo, y sin darse cuenta, poco a poco, va aprendiendo y conociendo a la empresa.

Además, Badgeville ofrece integradas herramientas de análisis, para estudiar a los visitantes de la web, su comportamiento, los enlaces que comparten…

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EMPIREAVENUE, JUGAR AL MERCADO BURSÁTIL SOCIAL

Esta herramienta de gamificación, a pesar de ser de las que menos me gustan, es la más curiosa y retorcida que he conocido hasta el momento. Aviso a los que se atrevan con ella que al principio puede resultar difícil pillarle el truco. Se trata de una de las aplicaciones más vinculadas a las redes sociales, de hecho ella en sí misma en una especie de red social, en la que tienes que crearte una cuenta y empezar a compartir.

El usuario tiene que ser activo, o mejor dicho activísimo, en las redes sociales, porque esa es la única manera de ganar un premio social, acciones falsas. Si compartes en tus redes lo que te piden te irán premiando con eaves (dinero), con lo que podrás invertir en una especie de bolsa falsa integrada por los usuarios. Es el propio sistema el que le da un valor a tus acciones, y el que con el tiempo te permitirá analizar tu negocio gracias a esto.

Sin duda alguna, Empireavenue genera conexiones muy potentes con personas que pueden beneficiarte en tus negocios, es una forma divertida de hacer contactos profesionales, y lo único que tienes que dar a cambio es un poco de publicidad gratuita. Aunque debo advertir que para los que se vicien a la web y quieran jugar a lo grande si será necesario utilizar la versión de pago.

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GO!ANIMATE, DIVERSIÓN PROFESIONAL

No por ser la última es peor, de hecho esta herramienta es mi preferida. Antes de explicaros de qué va, os comentaré que estéticamente la página te sugiere colorido, diversión y originalidad. Se aleja mucho del perfil de empresa seria y aburrida, pero no por ello es menos profesional.

Goanimate es una herramienta para crear vídeos animados, que pueden utilizarse por diversión, para la enseñanza o para los negocios. Tus creaciones podrás compartirlas en tus redes sociales, webs y en Youtube.

Las posibilidades de crear vídeos mejores aumentarán a medida que vayas participando en la gamificación de la página. Es decir, cada día podrás elegir un paquete de juego y con ello irás consiguiendo puntos. Además, cuando llegues a ciertos niveles obtendrás insignias. Si vas compartiendo lo que te piden, e incluso tus logros, podrás generar vídeos de mayor calidad, con más personajes y complementos.

Realmente, a mí me recuerda muchísimo al tipo de juegos que podemos encontrar en Facebook, pero con esto obtienes material de calidad para tu trabajo.

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En general, con todas las herramientas de gamificación obtenemos algo, tanto los usuarios y los que las crean. Sólo tienes que encontrar la que más se adapte a lo que necesitas.

Contabilidad en la nube con abmanager

¡Hola de nuevo!

Vuelvo con un poco de retraso, pero las pilas cargadas para presentaros otra herramienta inmersa dentro de la tecnología del Cloud Computing.  Su nombre es abmanager y ayuda a las pymes y autónomos a gestionar su contabilidad, teniendo en cuenta que este tipo de empresas no suele tener en su personal un experto contable que se dedique únicamente a esto, por lo que la persona que utilice la herramienta no tendrá que tener conocimientos sobre el tema. abmanager está pensada especialmente para  poner al alcance de la mano de inexpertos en contabilidad el desarrollo de estas tareas.

Para que quede claro desde el principio, quiero explicar que esta herramienta consta de tres versiones, según las necesidades del cliente:

1º Gratuita: Está destinada a autónomos y su finalidad principal es realizar el IVA trimestral.

2º Basic: Está destinada a autónomos y  sirve para realizar la gestión comercial, la gestión básica de ingresos y gastos y el resultado del ejercicio.

3º Pro: Está destinada a pymes y realiza la gestión comercial, la contabilidad PGC 2007 y la contabilidad de bancos.

Como ya he dicho antes, un autónomo no tiene por qué saber de todo lo que rodea a su trabajo y generalmente para las operaciones de contabilidad contrata a una gestoría. De igual manera ocurre con  las pymes (en concreto abmanager se especializa en empresas con unos diez empleados), las cuales o bien contratan ayuda externa o le otorgan esa labor a un empleado que tiene otros trabajos a parte de llevar la contabilidad, por lo tanto no puede dedicarle mucho tiempo, y que además puede no contar con conocimientos sobre el tema y verse perdido a la hora de desarrollarlo y de utilizar otras herramientas contables, ya que generalmente son complicadas y están pensadas para expertos. Estos problemas son precisamente los que viene a solucionar abmanager. Tan solo a través de una plataforma web, el administrador y los autorizados por él pueden gestionar la contabilidad de la empresa a través de una herramienta fácil y que se adapta al nivel del usuario y habla su mismo idioma. Por fin tenemos  un servicio muy profesional utilizado por NO profesionales en el sector. Por fin un pequeño negocio también puede permitirse manejar sus cuentas desde dentro de la empresa.

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CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES

abmanager contabiliza los asientos de modo automático, semiautomático y/o asistido. Para ello, se basa en el reconocimiento previo de apuntes a partir de la descarga del cuaderno 43, es decir, la banca electrónica. No es más que un fichero que está normalizado. En él se refleja la información bancaria de las cuentas corrientes y de las pólizas de crédito, y se usa para mecanizar contablemente los movimientos bancarios y conciliar tesorería, ayudando así a ahorrar en tiempo y en errores producidos.

abmanager es pues una herramienta que genera un documento único, consiguiendo un óptimo desarrollo del sistema, no se queda anclada en el pasado ya que trabaja en un entorno puramente digital, permite introducir manualmente asientos contables y visualizar el extracto de cuentas, y entre las obligaciones fiscales que liquida destaca el IVA y Retenciones Profesionales, por Arrendamientos e Intereses.

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DESDE MI PUNTO DE VISTA

Como ya hemos mencionado antes, los administradores de la cuenta pueden añadir asientos manualmente y a cada uno de estos el sistema les asignará un número y los agrupará en cuentas visibles para el usuario o solo pasa el sistema. Explicado de una forma más clara, la información que nosotros añadimos a la cuenta queda registrada, pero además el sistema hace una relación de nuestras operaciones organizando también la información que deduce de éstas y que, aunque en principio no vayamos a necesitar, puede que nos sea útil en algún momento. De esta forma al administrador solo se le mostrarán los datos puramente necesarios, para no saturarle y liarle con términos más complejos, pero si alguna vez necesitase otro tipo de información derivada de sus operaciones el sistema también se lo mostraría. Aquí es donde yo encuentro la diferencia entre abmanager y otras herramientas contables, en las facilidades y claridad que aporta al usuario.

Esa claridad se percibe nada más acceder a la cuenta, ya que visualmente esta herramienta “entra por los ojos”, debido a su simplicidad, que no quiero decir con ello que haya que renunciar a hacer un buen trabajo. La mayoría de las veces, los que no sabemos de contabilidad la relacionamos con una avalancha de nombres y números demasiado complejos. Con abmanager TODO queda registrado, pero solo vemos lo que necesitamos. Además, conseguiremos acceder rápidamente a las informaciones, ya que la perfecta organización de la herramienta es otra de las cosas que me llamó la atención al descubrirla. Mucho contenido y muy ordenado.

A todo esto hay que sumarle lo fácil que es no solo encontrar información en la herramienta, sino también añadirla y consultarla. Todos los formularios de abmanager son muy parecidos y tienen muy pocas opciones (de nuevo solamente las necesarias), la de hacer una factura nueva o consultar una anterior.

Por otra parte, uno de los asuntos que más me gusta, y que resulta interesantísimo para los autónomos, es que desde una misma cuenta puedes gestionar diferentes empresas. Además, puedes cambiar de una a otra en una misma sesión con un solo clic.

Por último, he de comentar un punto muy bueno de la herramienta que al mismo tiempo tiene un inconveniente. Es muy sencillo introducir las nóminas, ya que el usuario añade los datos básicos y el sistema los desglosa. En cambio, estos datos deben meterse todos los meses porque la herramienta no tiene la opción de que queden registrados por si la nómina es la misma de un mes a otro. Esto no resulta un problema muy grande en empresas de tamaño limitado, pero desde abmanager están trabajando para solucionarlo y así perfeccionar el servicio.

En resumidas cuentas, recomiendo totalmente abmanager, pero si quieres conocerla y opinar por ti mismo puedes entrar ahora mismo en su página web, pedir información y probar su servicio totalmente gratis durante 15 días.

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Email Marketing al alcance de tu empresa

¡Hola emprendedores!

En la era de las nuevas tecnologías, el marketing tiene un papel importantísimo, porque éstas lo están convirtiendo en una de las disciplinas que más está cambiando, evolucionando y mejorando, gracias a nuevos métodos de fidelización y captación de clientes. Y para eso estoy aquí hoy, para hablaros de uno de ellos, del email marketing. Se trata de una herramienta que utilizan miles de empresas en el mundo y que no quiero que confundáis con spam o correos no deseados. Ésta es una táctica mucho más respetuosa y menos agresiva, ya que es el propio usuario el que decide y acepta recibir la información. Una de las formas más comunes de conseguir estos suscriptores es a través de un formulario en la web de la propia empresa, que permitirá que el que quiera inscriba su dirección de correo para recibir novedades a través de boletines electrónicos, más conocidos como newsletter. Desde mi punto de vista, lo primero y más importante es que tengamos una página web llamativa y bien hecha, para captar la atención de los usuarios, tanto como para que quieran seguir sabiendo de nosotros. Eso sí, esa captación es un proceso que requiere de mucha mucha mucha paciencia… y si la tenemos acaba dando unos frutos bien grandes.

El email marketing, por un lado, nos permite crear una imagen de confianza y credibilidad hacia los contactos, y esas características son los que van a poder convertirle en cliente a corto o largo plazo. Por otra parte, aporta también un uso importantísimo para los departamentos de marketing e investigación de mercados: La posibilidad de medir el impacto de nuestras campañas (qué correo llega, quién lo abre y quién hace click en cada uno de sus enlaces).

Creo que hasta aquí todos entendemos por qué es tan beneficioso. Eso sí, los que estéis pensando en montar un negocio o los que ya lo tenéis montado, pero no lo consideráis de un tamaño suficiente como para poder permitiros usar este método, no dejéis de leer, no desistáis, porque el cloud computing una vez más trae a todos la oportunidad de acceder al email marketing.

En esta ocasión, me subo a la nube para explicaros mi experiencia con una de estas herramientas: Mailchimp. Para empezar solo os diré que es fácil, intuitiva, ofrece gratuitos los 500 primeros envíos y permite integrar un gran número de aplicaciones. ¿No os parece perfecta para novatos en este tema? Autónomos y pymes, ¡espero, ahora sí, haberos convencido para seguir leyendo!

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¿QUÉ ME HA GUSTADO DE MAILCHIMP?

– El miedo al que se encuentra casi todo redactor que tenga que preparar una newsletter: La maquetación. Las personas encargadas de elaborar este contenido suelen saber escribir muy bien, pero no tienen por qué tener nociones de diseño. Mailchimp, con el objetivo de ponernos las cosas fáciles sin dejar de generar resultados profesionales, nos ofrece un apartado con diseños predefinidos a partir de los cuales organizar el contenido, con la ayuda de un asistente que te va marcando los pasos. Sin embargo, si la empresa en cuestión quiere tener algo más personalizado también tiene la opción de colgar su propia plantilla.

– Permite gestionar listas de contactos, tanto exportadas como de nueva creación. Además, podemos segmentarlas, según las preferencias de los envíos, y añadir información a los contactos para acceder más fácilmente a sus intereses, lo que será de vital importancia a la hora de darles información.

– Como ya he comentado antes, esta herramienta nos permite hacer una monitorización muy completa de nuestras campañas. Desde las personas que lo reciben y lo abren, hasta las que acceden a los link de su contenido, pasando por las que lo reenvían, entre otras opciones. También nos da la posibilidad de saber nuestros resultados en función de la inversión que hemos hecho. Realizar un análisis de todos estos datos, además, será bastante fácil a través de sus tablas de estadísticas que son claras y completas.  Por otra parte, toda esta información se puede ir recopilando dentro de Mailchimp en informes.

– Nos permite sincronizar nuestra base de datos de emails con la información vinculada a esas direcciones de correo en nuestras redes sociales. Además, me quedé perpleja al ver el número de posibilidades que esta herramienta ofrece al respecto, hay muchísimas redes, desde las más conocidas como Facebook o Google+ a otras menos comunes como SurveyMonkey.

– Permite la integración de botones para compartir la campaña en Facebook y Twitter.

– Podemos programar la fecha y hora de los envíos.

– Ofrece opciones como MonkeyRewards, que nos daría contraprestaciones por conseguir usuarios que se registren en la herramienta.

– Permite desarrollar la versión en texto plano o para dispositivos móviles, lo cual me parece importantísimo en los tiempos que corren, y en los que cada vez más la gente utiliza móviles o tablets para leer el correo del trabajo a casa o de casa al trabajo.

¿QUÉ NO ME HA GUSTADO DE MAILCHIMP?

– Una de las opciones que considero más básicas e importantes, a la hora de normas de comportamiento en los newsletter no está disponible en la versión gratuita y debemos pagar por ella. Se trata de la posibilidad de mandar una respuesta automática a nuestros contactos agradeciendo su acceso a nuestros links a través del email marketing.

– Visualmente no es una herramienta que entre por los ojos. Cuando la conoces mejor no te resulta difícil manejarla, pero las opciones que os he presentado en artículos anteriores, en mi opinión, disponían de un diseño más claro y mejor organizado.

– No tiene versión en castellano, así que todo el que quiera utilizarla deberá tener un mínimo de conocimientos de inglés. A pesar de que veo esto un inconveniente, hoy en día es tan importante hablar el primer idioma del mundo que disponer de herramientas en esta lengua puede ayudarnos a mejorar nuestro nivel de inglés, porque nos familiarizamos con su lectura.

CONCLUSIÓN FINAL

Es la herramienta perfecta para empezar a utilizar el email marketing, porque es sencilla, pero ofrece un resultado tan profesional como cualquier otra. Además, sus posibilidades gratuitas son muy amplias y esto nos permite un mayor tiempo de prueba, para aprender a optimizar su uso y saber si realmente es un trabajo que nos puede dar resultados en nuestro tipo de empresa.

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Open HR: Interactúa con tus empleados

¡Hola emprendedores!

Vuelvo para compartir con vosotros mi descubrimiento de una nueva herramienta, que también está en la nube, al igual que la última que os presenté. Con esto, entonces,  adelanto que nos olvidamos de los quebraderos de cabeza derivados de los costes de mantenimiento de material, del proceso de almacenamiento y de los expertos en tecnología necesarios para su buen funcionamiento. Una vez más el cloud computing nos va a poner en la palma de la mano la oportunidad de usar una herramienta de gestión propia de grandes multinacionales.

Se trata de la plataforma de Recursos Humanos Open HR, la cual propone reducir las pérdidas de tiempo en excesivos trámites administrativos, para darle el papel protagonista al verdadero objetivo: Los empleados. Es decir, independientemente de la realización de las nóminas por el propio departamento interno o una empresa contratada para ello, esta herramienta se centra en un aspecto un poco más humano y menos burocrático, proponiendo la colaboración mutua entre Recursos Humanos y trabajador. Ambas partes saldrán ganando.

Por un lado, los empleados serán los que suban a la web sus propios datos y estos tan solo tendrán que ser moderados por el responsable de la plataforma antes de ser publicados. De esta manera, el departamento de RRHH ahorrará mucho tiempo de gestión, verá optimizados sus resultados y su actividad laboral resultará más rentable.

Por otro lado, los trabajadores tendrán visibilidad inmediata a sus datos de interés,  como por ejemplo los recibos de salario, currículums, ausencias o vacaciones, y por lo tanto también se verán beneficiados, principalmente en facilidad de tramitaciones y en transparencia empresarial.

Aunque Open HR puede ser conveniente para la gran mayoría de las empresas, el producto está especialmente focalizado en tres tipos de cliente:

– Empresas con más de 25-30 trabajadores.

– Grupos empresariales, que ven con esta herramienta la posibilidad de gestionar desde una sola plataforma los empleados de todas sus empresas.

– Empresas que se están globalizando y que podrán unir a todos sus empleados, de cualquier país y continente, a través de la web.

En su portal podemos encontrar una demo en este enlace, con la que podéis ver por vosotros mismos el tipo de organización y uso de la plataforma, la cual te ofrece dos simples opciones: Entrar como responsable o como empleado. En el primer caso, he de decir que la aplicación nos permitirá crear varios subresponsables, y elegir la información que estos pueden o no administrar.

¿QUÉ ME HA PARECIDO?

Visualmente pienso que es una herramienta que no puede ser más clara. Tiene todas las complejidades necesarias en los departamentos de Recursos Humanos, pero las simplifica por completo, haciendo que la organización de todos los contenidos quede ordenada, clara y sencilla, y que por lo tanto los usuarios no tengan ninguna dificultad para utilizar la plataforma.

También, un dato muy importante es que además de que cada empresa puede personalizar su espacio, Open HR tiene los brazos abiertos a cualquier cambio, sugerencia o aportación. A pesar de que la herramienta ya dispone de un gran listado de información organizada, cada empresa dependiendo de su naturaleza puede pedir que se modifique o añada otro aspecto, que le vaya a ser necesario y no esté recogido todavía.

En lo referente al departamento de RRHH, creo que para cualquier responsable de este ámbito debe de ser un desahogo absoluto llegar por la mañana a la oficina y mirar directamente las peticiones de añadir o modificar información de sus empleados. Este trabajo para él se reducirá a repasar que todo esté correcto y aprobarlo. Así, podrá dedicarse a otras tareas y optimizar el tiempo del que dispone. Además, la plataforma le dará la posibilidad de enviar notificaciones masivas a los empleados, por ejemplo el aviso de que en unos días se llevará a cabo una revisión médica. Es decir, la herramienta se convertirá en una especie de red social interna (con limitaciones) de la propia empresa, ya que mantendrá a toda su gente conectada e informada.

Por otra parte, el responsable de RRHH también podrá hacer búsquedas por características entre los empleados. Por ejemplo, para la realización de un curso financiado por la empresa y en cuya matrícula tendrán prioridad los que no hayan realizado cursos de este tipo antes. Entonces haremos la búsqueda de los trabajadores que han sido beneficiarios de estos cursos anteriormente y los descartaremos.

En lo referentes a los empleados, opino que su confianza en cuanto a la empresa aumenta con este tipo de herramientas, ya que disponen de una total transparencia en sus datos registrados y de las novedades que acontezcan en su ámbito laboral, y que sean informadas en la plataforma, de forma rápida y eficaz.  Además, se evitan el tener que pasar por RRHH cada vez que cambien de teléfono, de residencia, hagan un curso… con solicitar que los datos sean añadidos a través de Internet es suficiente.

Un punto del que no me quiero olvidar, porque me ha encantado, es que uno de los apartados de Open HR propone un calendario, a través del cual los trabajadores pueden escoger sus vacaciones, pudiendo de antemano saber las fechas que en ese momento ya no están disponibles. Y una vez elegidos los días, ya solo nos faltará que nos den la aprobación o nos notifiquen que no es posible y que debemos cambiar la petición. ¿Sabéis los problemas con los que se encuentran las empresas y sus empleados, todos los años, derivados de la elección de vacaciones? Me parece la idea perfecta para resolverlos.

Por último, y como conclusión definitiva, creo que todo grupo o empresa que tenga perspectivas y ganas de crecer debe tener en cuenta una opción como esta plataforma web. Hoy en día, tendemos a olvidarnos de que sin los empleados no funciona el negocio. Ya es hora de que rompamos las barreras entre ambas partes, porque está claro que esa será una de las claves del éxito. Grandes empresas como Google ya toman especial interés en recopilar y organizar la información de su personal y en que éste se sienta a gusto en su trabajo.

Además, considero de vital importancia aprovechar la posibilidad que nos ofrecen los avances tecnológicos de romper fronteras y aunar trabajadores de un mismo grupo, separados por empresas, o de una misma empresa, separados geográficamente. Esto, sin duda, mejorará las expectativas, hará crecer el mercado, cambiará nuestros objetivos y aumentará nuestras posibilidades.

¿Qué no me ha gustado de Open HR? Nada.

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